J Project Master
實現自動化實獲值管理的專案管理系統,J Project Master不僅讓我們了解專案的績效,還可以幫我們作為預測的工具,讓我們了解在目前的時程、成本績效下,我們可能的完工時間、完工成本,或者讓我們知道,如果在基準不變的情況下,我們要提高我們的績效到什麼水準才有可能如期、如值、如預算的完成專案。
Step1:專案建立
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專案建立必須先做專案的拆解(WBS,Work Breakdown Structure),將專案拆解至三層,專案產品、專案項目、專案任務 。
(專案拆解的重要性除了展現在釐清需求與範疇外,另一個目的就是工作分派。) - (第一層)建立專案產品
- (第二層)建立專案項目
- (第三層)建立專案任務
- 團隊管理
- 議題管理
專案產品
專案產品: 專案拆解第一層。專案的初始,在這一層主要定義專案的名稱 、專案負責人,並訂定整個專案的開始日期與結束日期,系統並顯示及時專案總進度的資訊。
專案項目
專案項目: 專案拆解第二層,在這層可自由給使用者定義,可以依照模組,階段,執行人員等等定義專案項目。
專案任務
專案任務: 專案拆解第三層,也是最後一個階層,專案任務以可交付成果為拆解導向,需要拆解到我們可以掌握的時程與工時。
例如: 我們有一個專案需要油漆粉刷一棟房屋,如果只是油漆一棟房屋這個資訊,我們很難清楚預估這個專案需要的時間、成本與範疇等等資訊。
我們這時候就需要做油漆房屋的專案拆解(WBS),將油漆一棟房屋拆解至油漆幾間房間、客廳、廚房等等,在這階層我們定義為專案項目, 雖然在這階層把範疇縮小了但我們還是難以掌握,專案的範疇、時間,成本等等。
所以我們需要再拆解至專案任務,我們將油漆房間分解至 油漆幾面牆,一個房間有5面牆(左牆、右牆、前牆、後牆、天花板)這些資訊,再根據牆面的長度與寬度就比較能清楚預估任務的範疇、工時與成本。
將任務分解完成,我們就可以將全部任務資訊往上延伸計算,了解整個項目的預估範疇、工時與成本,再藉由全部項目資訊往上延伸計算,了解整個專案的預估範疇、工時與成本。
團隊建立
專案通常是由多人進行的,在專案的初始,需辨識利害關係人,與建立專案成員。 每個人都可註冊J Project Master在專案的初始,專案負責人可以將利害關係人與專案成員加入專案,讓他們可以了解專案的資訊與績效、分派工作與授權,和進行任務進度的回饋。
議題管理
當客服或臨時提出的工作項目,可先建立議題,再經由PM分派到對應的專案或直接分配相對應的人員執行工作。
Step2:專案執行
- 我的任務及工作日誌皆是對指派的任務查詢與回饋。
- 專案成員填寫工作日誌
- 查詢我的任務
工作日誌
工作日誌: 工作日誌是整個專案執行運作與自動化專案管理的核心,當任務分派給成員,成員每天須根據自己的進度做回饋,也就是實獲值管理的EV(Earned Value )與AC(Actual
Cost)的重要來源,如果成員都有定時的回饋,系統即呈現準確的即時的專案報表
藉由工作日誌的回饋,我們可以了解回饋的工作內容及進度與成本,進而分析工作進度與花費成本,根據這些資訊我們還可以與專案規劃的數值進行運算比較,產出實獲值管理報表,了解專案的狀態,並可預測進行中的專案變化,讓我們在專案中做出最正確的決策。
我的任務
我的任務: 主要在查詢自己全部在執行的任務,也可以監控自己負責的專案與項目的任務狀態
任務截止日期當天,截止日期會顯示橘色,任務延遲後,截止日期會顯示紅色。
Step3:專案監控
- 專案甘特圖
- 專案成本、進度分析
- 專案行事曆
- 實獲值管理報表
甘特圖
甘特圖: 甘特圖(Gantt Chart)是甘特(Henry L. Gantt)於1917年所發展出來的工具, 經過幾十年來的推廣,已經被廣泛的運用在規畫、控管及評估專案的各項進度。
甘特圖其實就是一個矩陣,縱軸為專案的各個項目,橫軸為時間軸,把時間展開成為一條直線行徑。 相對應的項目時間以棒形狀或是線型來連結,線(或是棒)的長短代表所需要時間的長短,如此構成一個時程表。
專案產品經過拆解(WBS),由專案產品拆解至專案項目,J Project Master自動將專案項目轉換成專案的產品的甘特圖。
專案項目經過拆解(WBS),由專案項目拆解至專案任務,J Project Master自動將專案項目轉換成專案的產品的甘特圖。
工作行事曆
以行事曆的方式,呈現專案產品、專案項目、專案任務以及工作日誌的工作與時程。我們可以了解每日需要執行的任務,與專案時間的控制,即了解每日的執行狀態。
讓您和專案成員,每天都可以了解自己在做什麼工作,未來需要做什麼工作。
行事曆以月、周、四日、單日的方式呈現
任務行事曆
實獲值管理
實獲值管理: 實獲值管理不僅讓我們了解專案的績效,還可以幫助我們作為預測的工具,讓我們了解在目前的時程、成本績效下,我們可能 的完工時間、完工成本,或者讓我們知道,如果在基準不變的情況下,我們要提高我們的績效到什麼水準才有可能如期、如值、如預算的完成專案。